Politiques et conditions

Conditions d’utilisation du portail

Conditions applicables à toute personne ou entreprise qui demande ou obtient l’accès au portail ITO.

1Objet et portée

Le Portail des fournisseurs indépendants ITO permet à des personnes autonomes, entreprises individuelles et entreprises de nettoyage préalablement autorisées de consulter des occasions de services déjà planifiées, d’en connaître les conditions essentielles et de sélectionner volontairement celles qui conviennent à leur activité.

Les présentes conditions régissent la demande d’accès, l’utilisation du compte, la sélection des services, la communication des renseignements opérationnels et la relation commerciale créée pour chaque service confirmé.

2Identité de l’exploitant

Le portail est exploité par ITO Services, une division de 1000XiQ S.E.N.C., inscrite au Registraire des entreprises du Québec sous le NEQ 3381908394. Les communications relatives au portail peuvent être adressées à services@itonettoyage.ca.

3Admissibilité et autorisation

Pour obtenir ou conserver un accès, le fournisseur doit notamment :

• être légalement autorisé à exercer les activités proposées au Canada;
• fournir des renseignements véridiques, complets et à jour;
• démontrer l’expérience, les compétences et la capacité nécessaires aux catégories de services demandées;
• participer au processus de vérification et d’entrevue;
• fournir les renseignements commerciaux, fiscaux, bancaires et d’assurance requis selon sa situation;
• maintenir valides les documents nécessaires pendant toute la durée de son accès;
• accepter les présentes politiques et toute entente-cadre applicable.

ITO peut accepter, refuser ou placer une demande en attente selon les besoins du portail, la capacité démontrée, les exigences de sécurité et les catégories de services disponibles. L’inscription, l’entrevue ou l’autorisation ne garantit aucun service, revenu ou volume minimal.

4Compte et sécurité

Le compte est personnel au fournisseur autorisé. Les identifiants ne peuvent être partagés. Le fournisseur doit protéger son mot de passe, utiliser des coordonnées à jour et informer ITO sans délai de toute utilisation non autorisée, perte d’appareil ou atteinte possible à la confidentialité.

Toute personne qui accède à une propriété ou participe à un service doit avoir été déclarée, vérifiée et autorisée. Cette exigence vise la sécurité des occupants, des propriétés et des renseignements d’accès; elle n’empêche pas une entreprise fournisseur de proposer son propre personnel ou un remplaçant admissible.

5Publication des occasions

Les occasions planifiées sont normalement publiées par périodes de sept jours. ITO peut viser une publication le vendredi à 8 h pour la période suivante, sans garantir qu’une occasion particulière sera disponible à ce moment. Les réservations, annulations des clients, urgences et contraintes d’accès peuvent modifier la liste en tout temps.

Avant la sélection, le portail présente au minimum le secteur général, la date, la fenêtre de réalisation, les caractéristiques principales du logement, les exigences particulières et le montant forfaitaire offert. L’adresse complète et les codes d’accès sont communiqués uniquement après confirmation et lorsqu’ils sont nécessaires.

6Sélection volontaire et confirmation

Le fournisseur demeure libre de consulter, sélectionner ou refuser les occasions disponibles. Aucun minimum d’acceptation n’est imposé et aucune priorité générale sur sa disponibilité n’est exigée.

Une demande de sélection devient un engagement seulement lorsque le portail confirme l’attribution. Une occasion peut devenir indisponible avant la confirmation. Le fournisseur doit vérifier les déplacements, les fenêtres d’accès et sa capacité réelle avant de confirmer.

7Règles de capacité du portail

Afin de réduire les conflits d’horaire, les risques de retard et les défaillances prévisibles, le portail applique des règles objectives de capacité. Sauf autorisation exceptionnelle fondée sur les caractéristiques des services :

• un même fournisseur ne peut confirmer plus de trois services pour une même journée;
• un même fournisseur ne peut confirmer deux services classés pour une capacité de seize personnes le même jour;
• le portail peut empêcher une combinaison dont les fenêtres horaires ou les temps de déplacement se chevauchent;
• certaines occasions peuvent exiger une équipe, une compétence, un équipement ou une autorisation particulière.

Ces règles déterminent l’admissibilité d’une combinaison de services sur la plateforme. Elles ne constituent pas un horaire de travail garanti ni une obligation de disponibilité.

8Nature de la relation

Chaque service confirmé constitue une prestation commerciale distincte. Le fournisseur organise son activité pour livrer le résultat convenu dans la fenêtre et selon les exigences de sécurité, d’accès et de qualité applicables.

Sous réserve du résultat attendu, des règles de sécurité et des contraintes propres à la propriété, le fournisseur conserve le contrôle de son organisation, de sa méthode de travail et de ses dépenses. Il peut offrir ses services à d’autres clients et n’est soumis à aucune exclusivité.

Les parties entendent établir une relation de services indépendants et non une relation d’emploi. Cette déclaration ne remplace toutefois pas l’analyse que les autorités compétentes peuvent effectuer à partir de l’ensemble des faits et des pratiques réelles.

9Moyens et dépenses

Le fournisseur assume normalement son téléphone, son accès Internet, son transport, ses vêtements de travail, ses assurances et les dépenses liées à son activité. La fiche de chaque occasion précise si les produits, équipements, consommables, clés, literie ou autres éléments propres à la propriété sont fournis par ITO ou par le client.

Aucune dépense n’est remboursable sauf accord écrit préalable ou indication expresse dans la fiche du service.

10Exécution et preuve du résultat

Le fournisseur doit remettre le logement ou le lieu dans l’état décrit par la fiche de service et les standards applicables. Les listes de vérification, heures de présence, photographies et signalements servent à confirmer le résultat, protéger les parties et documenter les incidents.

Le fournisseur signale immédiatement tout accès impossible, danger, dommage préexistant, article manquant, présence non prévue d’un occupant ou situation empêchant une réalisation normale.

11Recours à une équipe ou à un remplaçant

Lorsqu’une occasion permet le travail en équipe, une entreprise fournisseur peut proposer les personnes qu’elle affectera au service. Pour des raisons de sécurité et de confidentialité, chacune doit être déclarée et autorisée avant d’accéder à la propriété. Le fournisseur demeure responsable de leur rémunération, de leurs obligations et du résultat livré, sous réserve des règles applicables.

12Suspension ou retrait de l’accès

ITO peut limiter, suspendre ou retirer l’accès au portail en cas de documents expirés, fausse déclaration, partage de compte ou de codes, atteinte à la confidentialité, risque pour la sécurité, fraude, service abandonné, dommages graves, non-respect répété des résultats convenus ou défaut de corriger une situation fondée.

Sauf urgence ou risque sérieux, ITO communique le motif principal et permet au fournisseur de transmettre ses observations. Une suspension du portail met fin à l’accès aux nouvelles occasions, mais n’efface pas les montants valablement dus pour les services acceptés et réalisés.

13Propriété intellectuelle et usage du portail

Le portail, ses contenus, ses marques, ses listes de propriétés, ses processus et ses documents demeurent la propriété d’ITO ou de leurs titulaires. Le fournisseur reçoit un droit limité, révocable et non transférable d’utiliser ces éléments uniquement pour gérer les services auxquels il est autorisé.

Il est interdit d’extraire massivement des données, de contourner les contrôles, de copier les listes à des fins de sollicitation directe ou d’utiliser les renseignements du portail pour détourner un client ou compromettre une propriété.

14Modification et droit applicable

ITO peut modifier les présentes conditions pour tenir compte de l’évolution du portail, des opérations ou du droit applicable. Une modification importante est communiquée avant son entrée en vigueur. L’utilisation du portail après cette date vaut acceptation de la nouvelle version, sous réserve des droits prévus par la loi.

Les présentes conditions sont régies par les lois du Québec et les lois fédérales du Canada qui s’y appliquent. Tout différend relève des tribunaux compétents du Québec, sous réserve de toute règle impérative.

Protection des renseignements personnels

Politique applicable aux candidats, fournisseurs autorisés et personnes déclarées par une entreprise fournisseur.

1Engagement

ITO limite la collecte de renseignements personnels à ce qui est nécessaire pour évaluer les demandes, sécuriser l’accès aux propriétés, administrer les services, effectuer les paiements et respecter ses obligations légales. Les renseignements ne sont pas vendus.

2Renseignements susceptibles d’être recueillis

identité, coordonnées, langue de communication et renseignements de compte;

expérience, compétences, disponibilités déclarées et résultats de l’entrevue;

preuve du droit d’exercer les activités proposées au Canada et dates de validité;

renseignements commerciaux et fiscaux, numéros d’inscription aux taxes et coordonnées bancaires;

numéro d’assurance sociale uniquement lorsqu’il est légalement requis pour une obligation fiscale ou réglementaire précise;

attestations d’assurance, permis et renseignements relatifs aux personnes proposées pour une équipe;

services consultés, sélectionnés, annulés et réalisés, ainsi que les communications et contestations;

heures d’accès, données de confirmation, photographies de réalisation et signalements d’incident;

renseignements techniques comme l’adresse IP, le type d’appareil, les journaux de connexion et les témoins nécessaires.

3Finalités

ITO utilise ces renseignements pour :

• vérifier l’identité, l’admissibilité, les compétences et les documents;
• créer, protéger et administrer le compte;
• déterminer les catégories d’occasions accessibles au profil;
• confirmer les services et transmettre les renseignements d’accès nécessaires;
• documenter la réalisation, la qualité, les incidents et les corrections;
• calculer, vérifier et verser les montants dus;
• produire les relevés ou documents fiscaux applicables selon la loi et le statut réel;
• prévenir la fraude, protéger les personnes et enquêter sur les atteintes;
• respecter les exigences contractuelles, légales, fiscales et réglementaires.

4Collecte minimale et documents sensibles

ITO ne demande pas un renseignement sensible avant qu’il soit nécessaire. Les documents d’immigration, numéros fiscaux, renseignements bancaires et numéros d’assurance sociale sont accessibles uniquement aux personnes dont les fonctions le requièrent.

Lorsque la simple vérification d’un document suffit, ITO peut consigner le résultat et la date d’expiration plutôt que conserver une copie complète, sauf obligation ou nécessité démontrée.

5Consentement et transparence

Le fournisseur reçoit, au moment de la collecte, une indication de la finalité, du caractère obligatoire ou facultatif du renseignement et des conséquences raisonnables d’un refus. Il peut retirer un consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci, sous réserve des obligations légales et de l’impossibilité éventuelle de maintenir l’accès au portail.

6Communication à des tiers

ITO peut communiquer uniquement les renseignements nécessaires :

• aux clients ou gestionnaires de propriétés pour confirmer l’identité des personnes autorisées et traiter un incident;
• aux fournisseurs technologiques, de paiement, de stockage, de vérification ou de soutien liés par des obligations de confidentialité;
• aux conseillers professionnels, assureurs ou institutions financières lorsque cela est nécessaire;
• aux autorités publiques lorsqu’une loi, une ordonnance ou une obligation fiscale l’exige;
• à une partie à une transaction commerciale autorisée, avec des mesures de protection appropriées.

L’adresse d’un fournisseur, son numéro d’assurance sociale, ses coordonnées bancaires et ses documents d’identité ne sont pas communiqués aux clients, sauf obligation légale ou consentement spécifique.

7Hébergement et traitement hors Québec

Certains fournisseurs technologiques peuvent traiter ou héberger des renseignements à l’extérieur du Québec. Avant une telle communication, ITO évalue les facteurs pertinents, limite les données transférées et met en place des mesures contractuelles et de sécurité appropriées.

8Décisions assistées par le portail

Le portail peut appliquer automatiquement des règles d’admissibilité et de capacité, notamment le nombre maximal de services par jour, les conflits de fenêtres horaires, la catégorie autorisée ou la validité d’un document. Le fournisseur peut demander une explication et une révision humaine d’une décision qui limite sensiblement son accès.

9Conservation et destruction

ITO conserve les renseignements pendant la durée nécessaire aux finalités indiquées et aux délais légaux applicables. À titre général :

• les demandes non retenues sont supprimées ou anonymisées après une période raisonnable, sauf consentement à demeurer dans une banque de candidats;
• les données de compte sont conservées pendant l’autorisation et une période raisonnable après sa fin;
• les preuves de services, paiements, factures et documents fiscaux sont conservés pendant la durée exigée par les lois fiscales et comptables;
• les codes d’accès ne sont conservés que tant qu’ils sont nécessaires aux services concernés;
• les photographies sont supprimées ou anonymisées lorsqu’elles ne sont plus nécessaires à la preuve, aux réclamations ou aux obligations contractuelles.

À l’expiration des délais, les renseignements sont détruits de manière sécuritaire ou anonymisés conformément au droit applicable.

10Mesures de sécurité

ITO utilise des contrôles d’accès par rôle, l’authentification, la journalisation, la sauvegarde et des mesures raisonnables de chiffrement et de gestion des incidents. Aucun système n’élimine entièrement le risque; chaque utilisateur doit aussi protéger son appareil et ses identifiants.

11Incident de confidentialité

ITO évalue tout incident impliquant un accès, une utilisation, une communication, une perte ou une modification non autorisée. Lorsque la loi l’exige, ITO prend les mesures nécessaires pour réduire le risque, tient le registre applicable et avise les personnes concernées ainsi que les autorités compétentes.

12Droits des personnes

Toute personne peut demander l’accès ou la rectification de ses renseignements et poser des questions sur leur traitement. Elle peut également exercer les autres droits reconnus par la loi, sous réserve des exceptions applicables.

Les demandes doivent être adressées au Responsable de la protection des renseignements personnels d’ITO à services@itonettoyage.ca. ITO peut vérifier l’identité du demandeur avant de répondre.

13Photographies et renseignements des occupants

Les photographies doivent documenter uniquement l’état du lieu et le résultat du service. Le fournisseur doit éviter de photographier des personnes, pièces d’identité, écrans, courriers, médicaments, informations financières ou autres éléments personnels non nécessaires. Tout contenu sensible capturé par erreur doit être signalé et ne doit pas être conservé sur un appareil personnel au-delà de la transmission autorisée.

14Témoins et mises à jour

Le portail peut utiliser des témoins strictement nécessaires à la connexion, à la sécurité et au fonctionnement. Tout témoin non essentiel est géré conformément aux choix présentés à l’utilisateur. La version publiée indique la date de la dernière mise à jour; toute modification importante est communiquée de façon appropriée.

Qualité sécurité et accès aux propriétés

Règles minimales applicables à chaque service confirmé dans l’écosystème ITO.

1Principe général

Le fournisseur s’engage à livrer le résultat décrit dans la fiche du service tout en protégeant les personnes, les biens, les renseignements et la continuité des opérations. Les standards définissent le résultat attendu et les contraintes propres au lieu; le fournisseur conserve l’organisation de sa méthode de travail dans ce cadre.

2Avant le service

vérifier la date, la fenêtre d’accès, le secteur, la capacité, les exigences et le montant forfaitaire avant de confirmer;

planifier le déplacement et s’assurer de disposer des moyens annoncés dans la fiche;

consulter les risques, particularités et instructions propres à la propriété;

signaler rapidement toute incompatibilité ou impossibilité prévisible;

ne communiquer l’adresse ou les codes à aucune personne non autorisée.

3Accès et présence

Les clés, cartes et codes sont utilisés uniquement pour le service confirmé et pendant la période nécessaire. Ils ne peuvent être copiés, enregistrés dans un espace non sécurisé ou utilisés pour un autre motif. Le fournisseur verrouille la propriété conformément aux instructions et confirme son départ dans le portail.

Aucun invité, enfant, accompagnateur ou animal ne peut entrer dans la propriété. Seules les personnes préalablement déclarées et autorisées peuvent participer au service.

4Résultat attendu

Le résultat doit respecter la fiche de service et la liste de vérification applicable, notamment, selon le cas : propreté des surfaces, cuisine et salles de bain, préparation des chambres, gestion de la literie, retrait des déchets, réapprovisionnement autorisé et inspection finale.

Le fournisseur ne doit pas modifier les produits, diluer les consommables, remplacer un article sans autorisation ni utiliser un produit incompatible avec une surface. Toute anomalie ou rupture d’inventaire est signalée dans le portail.

5Preuves de réalisation

Le fournisseur enregistre les confirmations demandées, complète la liste de vérification et transmet les photographies raisonnablement nécessaires. Les images doivent être prises après le service, être suffisamment claires et respecter la politique de protection des renseignements personnels.

6Santé et sécurité

Le fournisseur évalue les conditions visibles avant de commencer. Il peut interrompre ou refuser une intervention présentant un danger sérieux non annoncé, notamment une substance inconnue, une infestation importante, une violence, une activité criminelle apparente, un risque électrique, une présence agressive ou une condition insalubre dépassant la catégorie publiée.

En cas d’urgence, il protège d’abord les personnes, communique avec les services d’urgence au besoin et informe ITO dès que possible. Aucun montant ne peut justifier l’exécution d’un travail manifestement dangereux.

7Dommages et incidents

Tout dommage préexistant est documenté avant l’intervention lorsque cela est raisonnablement possible. Tout dommage, perte de clé, déclenchement d’alarme, accès non autorisé, plainte d’occupant ou événement inhabituel survenu pendant le service est signalé immédiatement avec les renseignements disponibles.

Le fournisseur ne reconnaît pas une responsabilité au nom d’ITO, ne promet pas de remboursement au client et ne communique pas directement avec un voyageur sauf nécessité de sécurité ou instruction expresse.

8Correction d’un résultat non conforme

Lorsqu’une réclamation fondée concerne le résultat convenu, ITO peut demander au fournisseur de proposer ou d’effectuer une correction raisonnable dans le délai compatible avec la réservation. Les conséquences financières éventuelles sont évaluées selon la fiche du service, l’entente applicable, les preuves disponibles et la responsabilité réelle de chaque partie.

Une correction ne peut servir à imposer gratuitement un travail qui ne faisait pas partie de l’occasion initiale.

9Literie consommables et objets oubliés

La literie, les serviettes et consommables appartenant au client doivent demeurer séparés des biens d’autres clients. Les articles manquants, endommagés ou tachés de façon permanente sont inventoriés et signalés. Les objets oubliés sont laissés à l’endroit désigné ou sécurisés selon les instructions; ils ne sont jamais appropriés ni jetés sans autorisation.

10Confidentialité et conduite

Le fournisseur respecte la vie privée des occupants et la tranquillité de l’immeuble. Il ne publie aucune photo ou information sur les propriétés, clients, voyageurs ou opérations d’ITO. Il adopte une conduite respectueuse et évite tout bruit, consommation, fumée ou comportement incompatible avec un service professionnel.

11Évaluation et amélioration

ITO peut examiner les preuves de résultat, les incidents et les réclamations afin de déterminer l’admissibilité future à certaines catégories d’occasions. Les critères doivent être liés à la qualité, à la sécurité, à la fiabilité documentée et aux exigences du service. Le fournisseur peut demander les motifs principaux d’une limitation et transmettre ses observations.

Paiements annulations et contestations

Règles financières applicables aux occasions sélectionnées et confirmées.

1Montant forfaitaire

Chaque occasion affiche un montant forfaitaire avant sa confirmation. Ce montant rémunère le résultat décrit dans la fiche du service, sous réserve des taxes applicables et des suppléments expressément approuvés. Il ne constitue pas un salaire horaire ni une garantie de durée ou de revenu.

2Facturation et taxes

Le fournisseur est responsable d’émettre une facture conforme ou d’autoriser, lorsqu’un mécanisme approprié est offert, la préparation d’un relevé de facturation en son nom. Il doit communiquer ses numéros de TPS et de TVQ lorsqu’il est inscrit et informer ITO de tout changement de statut.

ITO effectue les retenues, déclarations ou productions de documents seulement lorsqu’une loi l’exige. Le type de document fiscal dépend du statut réel du fournisseur et des règles applicables; le portail ne garantit pas l’émission d’un T4, d’un T4A, d’un Relevé 1 ou de tout autre formulaire déterminé.

3Validation d’un service

Un service est admissible au paiement lorsque le fournisseur a respecté la fenêtre convenue, livré le résultat prévu et transmis les confirmations raisonnablement requises. Une vérification en cours ne permet pas de retenir sans justification les montants non contestés.

4Cycle de paiement

Le portail indique le cycle de paiement applicable, la date de clôture, les services inclus et le mode de versement. Le sommaire distingue le montant forfaitaire, les suppléments autorisés, les taxes, les ajustements motivés et le total versé.

5Suppléments et changements de portée

Lorsqu’une situation dépasse manifestement la portée publiée, le fournisseur la documente avant de poursuivre lorsque cela est possible. Aucun supplément n’est dû sans autorisation écrite d’ITO, sauf mesure immédiate nécessaire pour protéger une personne ou un bien. L’autorisation précise la tâche et le montant additionnel.

6Annulation par le fournisseur

Le fournisseur peut libérer une occasion conformément au délai affiché. Après confirmation, il doit aviser ITO dès qu’il prévoit ne pas pouvoir réaliser le service afin que l’occasion puisse être rendue disponible à d’autres fournisseurs.

Une annulation tardive ou un abandon peut être pris en compte dans l’accès futur lorsqu’il crée un risque réel pour la réservation. Toute conséquence financière doit être prévue par l’entente ou la fiche du service, être raisonnable, liée au préjudice documenté et respecter la loi.

7Annulation ou modification par ITO

Une occasion peut être annulée ou modifiée en raison d’un changement de réservation, d’accès, de sécurité ou de besoin du client. ITO informe le fournisseur dès que possible. Sauf montant d’annulation expressément affiché ou convenu, aucune rémunération n’est garantie pour un service non réalisé.

Si le fournisseur s’est déjà déplacé ou a engagé une dépense expressément autorisée, il peut présenter une demande documentée selon les modalités affichées.

8Accès impossible

Si le fournisseur ne peut accéder au lieu pour une cause indépendante de lui, il doit suivre la procédure de contact, attendre pendant la période raisonnable indiquée et documenter sa présence. Le montant applicable, le cas échéant, est celui prévu dans la fiche ou l’entente.

9Ajustements et compensations

Aucun montant ne peut être déduit automatiquement sans motif et preuve suffisants. Avant un ajustement contesté, ITO communique les faits essentiels et permet au fournisseur de répondre, sauf fraude apparente ou mesure urgente de protection. Les montants non contestés demeurent payables selon le cycle normal.

10Contestation

Le fournisseur peut contester un paiement ou un ajustement dans les trente jours suivant la publication du sommaire en écrivant à services@itonettoyage.ca et en indiquant le service, le montant et les motifs. ITO examine les données du portail, les photographies, les communications et les renseignements du client, puis communique une décision motivée dans un délai raisonnable.

11Erreurs et trop payés

Chaque partie informe l’autre d’une erreur de paiement. Un trop-payé confirmé peut être remboursé directement ou compensé sur un versement ultérieur avec un détail écrit, dans la mesure permise par la loi.

12Registres

Le fournisseur conserve ses factures, dépenses, preuves d’inscription et documents fiscaux pendant les délais applicables. Les sommaires du portail facilitent son administration, mais ne remplacent pas sa propre comptabilité ni les conseils d’un professionnel.